Hoe synergistisch is synergie?

In 1994 werd bekend dat de Amerkiaanse defensie in het
bezit is van meer dan zevenhonderd salaris administratie
systemen.  Er waren ook zo'n honderd systemen ten behoeve
van training voor het personeel, en er was meer
redundantie.  Het is duidelijk dat dit geen optimale
situatie is, en dat je die systemen op een hoop zou willen
gooien om zo het aantal gelijke systemen drastisch te
verminderen.  Dan heb je synergie, wat vast heel veel in de
kosten scheelt.

Binnen alle grote organisaties speelt redundantie van IT
natuurlijk een rol.  Iedereen lijkt voetstoots aan te nemen
dat je altijd synergie hebt door redundante IT projecten
bijeen te harken, en de zaak dan in 1 keer te doen, en dan
goed.  Laat duidelijk zijn dat als twee projecten exact
hetzelfde beogen, dat je dan inderdaad twee keer zo
goedkoop uit bent als je maar een van die twee systemen
gaat maken.

Maar stel nu eens, dat je wat informatiesystemen hebt die
veel gemeen hebben maar niet exact hetzelfde zijn.  Deze
situatie is vrijwel altijd aan de hand bij redundantie.
Laten we eens een vergelijkend warenonderzoekje doen:  er
zijn twee IT project voorstellen die ongeveer hetzelfde
informatiesysteem willen implementeren.  Ze hebben dus veel
overeenkomsten, maar zijn niet exact hetzelfde.  Laten we
even aannemen dat die projecten bijvoorbeeld allebei 12
maanden duren.  Als je kijkt naar wat dat gemiddeld zou
moeten kosten, dan is 780.000 Euro per project volgens
benchmark gegevens niet zo heel gek.  Daarbij neem ik aan
dat een IT-er in totaal 1000 Euro per dag kost, en dat er
200 werkdagen in een jaar zitten.  Dus als je klakkeloos
die twee projecten gaat doen ben je 1.56 miljoen Euro
kwijt.

Stel nu eens dat we die projecten in elkaar schuiven, en ze
als een gezamelijk project gaan uitvoeren.  Nu is een
relevante vraag, wat besparen we ons als we dat zouden
doen?  Laten we eerst eens kijken hoe lang dat project mag
duren als het ene project even duur wordt als de twee
afzonderlijke.  Dan hebben we dus 1.56 miljoen om te
verspijkeren in deze joint effort.  En daarvoor kun je een
IT project doen van ongeveer 14.5 maanden.  Ja u leest het
goed, een IT project van 14.5 maanden is volgens benchmark
gegevens twee keer zo duur als een IT project van 12
maanden.  Dat betekent dat je de eventuele kostenbesparing
die je beoogde door de projecten bijeen te voegen, alleen
bereikt als je zeker weet dat de verschillen die de twee
systemen kennen in minder dan 2.5 maand op te lossen zijn.

Lukt dat?  Er is natuurlijk een toename van het aantal
stakeholders, maar er zijn nu ook meerdere sponsors.  Wat
vinden die van het idee dat de deadline van het gezamelijke
project verder weg in de toekomst ligt?  Meer stakeholders,
betekent meer eisen.  Hoeveel?  Nog een mooie: wie wordt er
nu eigenlijk eigenaar van het gezamelijke systeem?  Is de
organizatie daarop ingericht?  Welke overeenkomsten zijn
er?  En, wat zijn de variatiepunten van het gezamelijke
systeem?  Kunnen die variaties wel eenvoudig ingebracht
worden in de software architectuur van de afzonderlijke
systemen?  Of is er een nieuwe architectuur nodig?

Okay, dus kostenbesparen voor development ziet er goed uit
op management charts, maar is niet zomaar duidelijk.  In
ieder geval ben je af van de redundatie, en dat scheelt
natuurlijk in de onderhoudskosten.  Laten we daar ook nog
even naar kijken.  Stel dat de ene sponsor een update wil
hebben die niet nuttig is voor de andere, is de andere
sponsor dan verplicht een update af te nemen, en dus een
dure productieacceptatietest uit te voeren?  En als het
systeem er, bij de sponsor waarvoor de update niet relevant
is, niet door komt---wie betaald dan die aanpassing?  In de
praktijk zal een niet belanghebbende simpelweg de update
niet installeren, waardoor de joint effort op termijn weer
uitgroeit naar twee verschillende, redundante maar niet
exact dezelfde systemen.  Was dat nu niet net wat zo'n
gezamelijk project probeerde te voorkomen?

X

Meer weten over de wondere wereld van ICT 
in Jip en Janneke taal? Ga dan naar de
knipselkrant van Chris Verhoef

Prof. dr Chris Verhoef is hoogleraar informatica 
aan de Vrije Universiteit in Amsterdam.  Hij schrijft      
maandelijks een column in AG II.  Deze tekst is 
copyright SDU.  Niets van deze uitgave mag zonder
schriftelijke toestemming van de uitgever worden
overgenomen of worden gepubliceerd.