Genomineerd systeem onwerkbaar

Gewoon een documentje maken, dat opslaan en
archiveren is niet meer van deze tijd.  Je krijgt
problemen met versiebeheer, je raakt documenten
kwijt als een computer kapot gaat en daar gaat je
archief.

Omdat de overheid niet de eerste is met dit
probleem zijn er allerlei bewezen oplossingen.
Voor dat soort bewezen oplossingen kiezen is
natuurlijk een goed idee.  Dus het is niet zo
gek dat in 2011 het ministerie van Economische
Zaken genomineerd werd voor de Document & Content
Management (DCM) award.  Ik had nog nooit van die
prijs gehoord maar: "De markt heeft behoefte aan
een dergelijk evenement met een hoog `feel good'
gehalte. Het gaat tenslotte ook goed in de
branche, in tegenstelling misschien tot andere
onderdelen van de ICT-industrie." Aldus de
bedenkers ervan.

De nominatie er eens bij gehaald. En ja hoor men
standaardiseerde het sjabloonbeheer en bovendien
de documentcreatie.  De koppeling met het
vernieuwde documentbeheersysteem zorgde er dan
voor dat alle ruim 3000 medewerkers flexibel en
effectief output cre"eren!

Een belofte van het systeem is dat je er geen
programmeurs meer voor nodig hebt: "Adressen en
bewindslieden willen nog wel eens veranderen en
dat kunnen aangewezen medewerkers nu zelf heel
eenvoudig via SmartDocuments aanpassen.  Zonder
tussenkomst van programmeurs of andere
ICT-collega's. Dat verhoogt de slagkracht van de
organisatie en stroomlijnt de processen."

Eh, wacht even: als ik een adres wil veranderen in
een document, dan doe ik dat gewoon.  Met een
simpele handeling haal ik de onwelgevallige
tekst weg en de nieuwe tekst tik ik in of copieer
ik even door van een elektronische bron.  Maar zo
eenvoudig zat de wereld van EZ dus niet in elkaar:
kennelijk was dat eerder zo lastig dat daar een
programmeur aan te pas moest komen.  Da's niet
best nee!  Gelukkig maar dat men dan nu DoMuS
heeft.

Eens navragen links en rechts hoe dat DoMuS nu
bevalt.  Een heel positief verhaal op Internet van
een moderne ambtenaar die zijn papierberg opruimt.
Het systeem is reuzehandig, aldus de ambtenaar,
want je kunt er van alles in folders dumpen en dan
ben je het kwijt.  Maar dan komt de aap uit de
mouw: "Domus gebruik ik echter niet voor
documenten die ik als naslagwerk gebruik of waar
ik op dit moment aan werk."  Oh, dus het wordt
niet gebruikt waarvoor het bedoeld is??

Het gaat verder: "Omdat ik soms thuis werk of in
de trein wat wil doen, ben ik begonnen met
Dropbox. Nog handiger bleek Google Drive, omdat ik
toch al inlog op Gmail. Dat werd dus gelijk Google
Docs gebruiken.  Ik kan nu altijd en overal aan de
slag."  Hmm ja, dus leuk zo'n DoMuS maar deze
ambtenaar vertrouwt zijn documenten liever aan
Amerikaanse bedrijven toe zodat NSA-medewerkers
via de PATRIOT Act en de FISMA de spelfouten er
voor hem uit kunnen halen.  Begrijpelijk.

De klap op de vuurpijl is echter een interne
column die ik via de verwarmingsbuizen kreeg.  Een
ten hemel schreiend relaas van een ambtenaar die
even het hart moest luchten over DoMMuS.  De
tussengevoegde letter M was ingegeven door het
gedrag van het systeem.  De ambtenaar wilde een
nota versturen, en geen ICT-specialist worden!
Maar dat had men toch voorkomen door het geweldige
systeem, immers geen programmeurs meer nodig!?!

De litanie ging door: "Het programma blinkt uit in
idioterie."  Je kunt blijkbaar niet zomaar een
brief versturen maar moet eerst een behandelmap
aanmaken.  En er zijn allerlei opties die niet te
begrijpen zijn: VPL, faseherstel, etc.  Het
systeem sloeg een keer op hol en verstuurde 80
mails per uur aan dezelfde persoon.  Voor een
andere gebruiker maakte het systeem spontaan drie
accounts aan.  Een voor de toegang en de anderen
voor de post die je vervolgens niet ziet en waar
je niet bij mag.  Wissen van de accounts bleek
onmogelijk.  Of het zelfdenkende DoMMuS stuurde
aan hordes medewerkers documenten waar ze niets
mee van doen hadden.

Dat moet wel aan die domme gebruikers liggen want
het nominatierapport stelt: "3000 man zal een
korte of lange opleiding moeten gaan volgen om de
nieuwe werkwijze onder de knie te krijgen." Schrap
dat korte maar, het wordt de lange.  Gelukkig komt
het uiteindelijk allemaal goed: "Het wordt
allemaal mogelijk omdat de documentprofessionals
van EL & I innovatief nadenken over document
output en daarbij niet uit het oog verliezen wat
mensen in hun dagelijks werk echt verder helpt."
Beelden en feiten: er zit vaak een wereld van
onbegrip tussen.

X

Meer weten over de wondere wereld van ICT
in Jip en Janneke taal? Ga dan naar de
knipselkrant van Chris Verhoef

Prof. dr Chris Verhoef is hoogleraar informatica
aan de Vrije Universiteit in Amsterdam en
wetenschappelijk adviseur voor overheid en
bedrijfsleven.  Hij schrijft regelmatig een
column in de AG.  Hij is te bereiken via email:
x@cs.vu.nl.  Deze tekst is copyright SDU.  Niets
van deze uitgave mag zonder schriftelijke
toestemming van de uitgever worden overgenomen of
worden gepubliceerd.