Spijkers met koppen

Het is niet moeilijk te begrijpen dat een mooie
handgemaakte auto honderduizenden Euros kost.  Bovendien
wekt het meteen argwaan als zo'n auto voor een te lage
prijs wordt aangeboden.  Denk even aan de
advertentiecampagne van de politie die waarschuwt voor de
verkoop van gestolen auto's.  Als je dus als organizatie
nieuwe auto's nodig hebt, en de afdeling inkoop slaat
spijkers met koppen, dan is er een grote kans dat er een
mooie deal gesloten wordt.  Idealiter krijg je de kwaliteit
waarom je vroeg voor de beste prijs.

Bij auto's en IT heb je een klep- en een klopfase.  Bij
auto's is de klepfase aangenaam: lekker kouten over
snufjes, cilinderinhoud, keramische coatings, en ga zo maar
door.  In het klopstadium is het minder: de motor bonkt en
loopt niet meer als een zonnetje.  Daar zitten kosten an!
Bij IT heb je ook de klepfase: de klant heeft geen idee
watie eigenlijk nodig heeft, en daar wordt doorgaans lang
over geklept.  En dat kleppen houdt ook niet op.  Ja een
buitenband, maar van welke kwaliteit?  En voor een step of
een tractor?  Als leverancier zoek je al gauw spijkers op
laag water als je duidelijkheid wilt hebben over het aan te
besteden stuk IT.  Want als je eenmaal aan het kloppen bent
, moeten ze niet elke keer komen met andere requirements.
Voor de klopfase, moet er wel een contract zijn, met
specificaties, en een prijs!

Een groot risico bij het aanbesteden van IT is om de prijs
over te laten aan de afdeling inkoop.  Waar men uitblinkt
in vindingrijkheid om de leverancier te scheren, wordt het
pas echt gevaarlijk als je op kosten gaat inkopen terwijl
in de klepfase niet helder is komen vast te staan of er een
spijker of een trabantje gekocht moet worden.  Inkopers
zijn gedresseerd om de beste prijs te maken, gegeven een
aan te kopen product.  Inkopers gaan over kosten, en die
kosten moeten laag zijn.

Wat je momenteel bij de overheid aantreft is een
drietrapsraket: eerst een kwaliteitsbeoordeling van de
gegadigden, vanaf een bepaald minimum criterium ga je door
naar de volgende ronde.  Dan volgt er een ronde waarin de
drie goedkoopste aanbesteders overblijven, en die krijgen
anoniem te horen wat de goedkoopste prijs totnutoe is.
Daarna mag iedereen nog een laatste bod doen.  Gegarandeerd
krijg je dan de laagst mogelijke prijs.  Afdeling inkoop
blij en trots, want ze hebben het weer geregeld!  Eindelijk
gerechtigheid, want met deze economische dip kun je alles
maken.

Over de space shuttle beweerde iemand eens toen hij naar de
kwaliteit werd gevraagd: een space shuttle is een
assemblage van honderduizenden onderdelen geleverd door de
laagste bieder.  Dat nu is de definitie van kwaliteit.  En
als je die definitie toepast op IT-deals en de afdeling
inkoop de prijs laat inkoppen blijkt dat gevaarlijk te
wezen.  Dit is geen nieuw inzicht. Tiberius schreef al boni
pastoris est tondere pecus non deglubere, oftewel, een
goede herder scheert zijn schapen, maar vilt ze niet.  De
Engelse term hiervoor heet ook wel: winner's curse, maar ik
prefereer de term deglubitor risk, van het latijnse
deglubere, villen.  Omdat het slimmer is het risico te
onderkennen, dan achteraf vervloekt te wezen.

Rinnooy Kan vertelde laatst tijdens een conferentie dat ING
Group in de negentiger jaren een zo mooie deal had gesloten
dat de leverancier vrij snel vroeg om ontbinding.  Saved by
the bell!  Maar er zijn veel meer gevallen  waar
IT-projecten, die voor onwaarschijnlijk lage bedragen
werden aanbesteed, een nagel aan de doodskist bleken.
Uiteindelijk leidt dat tot veel hogere kosten, dan van meet
af aan werkelijk naar prijs/prestatie te kijken, en vooraf
je risico's in te schatten.

Iedereen kan begrijpen dat als je de leverancier vilt, je
niet krijgt waar de organizatie om heeft gevraagd.
Iedereen snapt dat als de kwaliteit niet werkelijk gemeten
wordt, dat je voor de laagste prijs willekeurig lage
IT-kwaliteit gekocht blijkt te hebben.  Dat soort zaken
wordt alleen pas veel later duidelijk, en de schuldigen
kunnen dan niet meer aan de schandpaal genageld worden.

Waarom hebben we wel het geld om iets drie keer fout te
doen, maar nooit geld om het e'e'n keer goed te doen?  Het
antwoord wordt gegeven door Martin Cobb, beter bekend als
Cobb's paradox: "We know why projects fail, we know how to
prevent their failure -- so why do they still fail?"  We
hebben gewoon allmeaal een gaatje in ons hoofd, van het
inkoppen van spijkers.

X

Meer weten over de wondere wereld van ICT 
in Jip en Janneke taal? Ga dan naar de
knipselkrant van Chris Verhoef

Prof. dr Chris Verhoef is hoogleraar informatica 
aan de Vrije Universiteit in Amsterdam.  Hij schrijft      
maandelijks een column in AG II.  Deze tekst is 
copyright SDU.  Niets van deze uitgave mag zonder
schriftelijke toestemming van de uitgever worden
overgenomen of worden gepubliceerd.