Raines Rules

De Amerikaanse overheid heeft in 1996 een aantal heel
simpele regels opgesteld waaraan een IT-investering in
ieder geval moet voldoen, wil ze in aanmerking komen voor
accordering door de President.  Daar kunnen ze bij de
Betuwelijne nog iets van leren.  Naar mijn beste weten is
er niet een dergelijk lijstje voor alle (IT-)investeringen
bij onze overheid, en als het er wel is, zou het eens
gebruikt moeten worden.  Mensen hebben namelijk duidelijke
en simpele richtlijnen nodig, en moeten van te voren weten
wat de feedback zal zijn als je niet aan de regels
voldoet.

Die regels voor IT heten in de volksmond de Raines Rules.
Die naam komt van Franklin D. Raines, die toendertijd
directeur was van het Office of Management and Budget, een
van de executive offices van de president.  Hij heeft naar
aanleiding van de toen nieuwe wetgeving, de Clinger Cohen
Act, heel kort samengevat wat hij in ieder geval wil zien
voor elk IT-investeringsvoorstel.  Dus geld krijgen voor IT
wordt niet door het departement zelf besloten, maar bij dit
office.  Dit creeert een gezonde belangentegenstelling: jij
wilt geld, zij willen verantwoorde besteding, wat
significant bijdraagt tot het uitbannen en signaleren van
IT-Betuwelijnen.  Waar de politiek niet wil luisteren naar
welk rationeel commentaar dan ook, is hier een
administratieve eenheid die de president onafhankelijk
adviseert over IT-investeringen, waarbij gekeken wordt of
alle in de wet vastgelegde eisen wel op orde zijn.

Ik gok dat Raines een grote hoeveelheid onsamenhangende
rotzooi van alle departementen verwachtte naar aanleiding
van Clinger Cohen, en dat hij dus een memorandum aan alle
hoofden van ministeries en agentschappen heeft gestuurd
waarin zijn acht regels vervat zijn.  Zo kun je meteen gaan
schiften en voorstellen niet conform dit memo terugsturen
omdat ze niet eens aan de minimum eisen voldoen.  Die acht
regels zijn er niet om te pesten, maar die snijden hout, en
anderen kunnen daar ook hun voordeel mee doen.  De eerste
vier regels hebben allen betrekking op financiering: het
plannen van uitgaven, verantwoorden van te bevragen gelden
etc.  De vijfde regel behelst de relatie tussen planning en
implementatie waarbij de informatiearchitectuur de
voorgestelde technologie moet linken aan de missie van de
aanvragende organisatie.  De laatste drie regels zijn
gewijd aan risicomanagement om te kijken of de voorgestelde
investering ook haalbaar is.

We geven een idee van de 8 regels uit het memorandum.
IT-investeringen moeten:

    1.  kernprocessen ondersteunen die de organisatie moet
    uitvoeren;

    2.  worden gedaan omdat er geen alternatief in de
    private sector of bij een andere organisatie is die het
    proces efficient kan ondersteunen;

    3.  processen ondersteunen nadat ze eerst simpeler,
    goedkoper, en effectiever gemaakt zijn, met speciale
    aandacht voor gebruik van (commerciele) bestaande
    oplossingen;

    4.  een rendement hebben dat beter is dan
    alternatief gebruik van publiek geld.  Het
    rendement moet risk-adjusted zijn, denk hierbij aan
    complexiteit van het project, de
    managementcapaciteiten van de opdrachtgever, de
    waarschijnlijkheid van kosten- en
    tijdoverschrijding, en onder- of nonperformance.

    5. consistent zijn met al ontwikkelde
    informatiearchitecturen waarbij proces en
    informatiestromen geintegreerd zijn met de
    technologie die de kernprocessen moet realiseren.

    6. risico's beperken door geen of alleen
    geisoleerde maatwerkoplossingen, gebruik maken van
    volledig geteste pilots, simulaties, of prototypes
    voordat oplossingen in productie gaan, vooraf
    bepalen wat succes betekent, dat meten, en
    verantwoorden, en vroege buy-in van de gebruikers;

    7.  geimplementeerd worden in gefaseerde, zo klein
    mogelijke deeloplossingen die elk een aantoonbaar
    rendement hebben onafhankelijk van nog te
    realiseren gedeeltes; en

    8.  een aankoopstrategie volgen die risico's tussen
    opdrachtgever en opdrachtnemer balanceert,
    effectief het middel van concurrentie inzet,
    betaling aan behaalde resultaten koppelt, en
    maximaal gebruik maakt van bestaande commercieel
    beschikbare technologie.

Regel 3 had de Betuwelijn al laten stranden, gegeven de
bestaande alternatieven over water.  Regel 4 had ook
genomen kunnen worden, gegeven de berekeningen van diverse
economen.  Ook regels 6 en 7 zouden mijns insziens
bijgedragen hebben aan het niet accorderen van de
Betuwelijn.  Nu gelden Raines Rules in de USA helaas alleen
voor IT-projecten.  Dat is te merken in de infrastructurele
sfeer.  Voor de grap kun je eens kijken op www.bigdig.com,
dat gaat over hun duurste infrastructurele investering
ooit.  De kosten waren bij oplevering eind 2003 maar liefst
14.625 miljard dollar; wat ongeveer 570% meer was dan de
originele raming van 2.564 miljard dollar in 1983.  De
openingsceremonie was uiterst sober.

Neemt niet weg, dat Raines Rules heel instructief zijn als
je zelf voor een grote IT-investering staat; als checklist,
als leidraad, of als minimale eis die je aan zo'n
investering zou moeten stellen.

X

Meer weten over de wondere wereld van ICT 
in Jip en Janneke taal? Ga dan naar de
knipselkrant van Chris Verhoef

Prof. dr Chris Verhoef is hoogleraar informatica 
aan de Vrije Universiteit in Amsterdam.  Hij schrijft      
maandelijks een column in AG II.  Deze tekst is 
copyright SDU.  Niets van deze uitgave mag zonder
schriftelijke toestemming van de uitgever worden
overgenomen of worden gepubliceerd.