Fixatie op kosten kost geld

Als je de gemiddelde bestuurder moet geloven is
IT altijd te duur:  IT-afdelingen danwel
-leveranciers krijgen keer op keer te horen dat
het goedkoper moet. Inkopers menen serieus dat ze
met uurlonen in de orde van aspergestekers en
aarbeienplukkers opgelicht worden. Tegelijkertijd
presenteert diezelfde bestuurder voor een ander
publiek IT als wondermiddel om binnen de
organisatie drastisch kosten te besparen, sterk
te innoveren, de hemel in te groeien, of
productiviteit te 'boosten'. Kortom, een
prachtige wereld waarin voor een appel en een ei
de gouden bergen je als gebraden duiven de mond
invliegen.

De werkelijkheid is iets weerbarstiger. En du
moment je werkelijk je zegeningen moet tellen, ga
je met de billen bloot. Zodra je namelijk IT
werkelijk als investering gaat benoemen, kom je
niet weg met indianenverhalen. Dan moet je
aangeven wat de werkelijke lasten zijn, de te
verwachten opbrengsten, risico's addresseren,
kortom: de business case uitwerken. Gek genoeg
zien we in de IT-wereld vooral nadruk op
slechts e'e'n van die aspecten: Total Cost of
Ownership, ook wel TCO.  IT-decision makers zijn
helemaal doodgegooid met dat begrip. Voor het
idee, als je de term intikt op Google krijg je
zomaar 80 miljoen hits.

In den beginne was nadruk op TCO niet eens zo
gek. De meeste consumenten kijken alleen naar de
kosten en bovendien nog een klein onderdeel
daarvan: de aankoopkosten, dus niet eens TCO.
Alleen zeer geoefende consumenten kijken naar
alle aspecten die bij aankoop aandacht verdienen:
kosten, kwaliteit, service, betrouwbaarheid, en
of het product conform standaarden en wet- en
regelgeving is. Een extreem voorbeeld van die
beperkte blik hoorde ik eens over een dierentuin:
daar had men geinvesteerd in een nieuw verblijf
plus levende have, maar was men totaal vergeten
de operationele kosten erbij te betrekken. Wat
bleek? Nadat de zaak met hulp van buitenaf up and
running was, kwamen de toen al niet op te brengen
aanschafkosten elk jaar als operationele kosten
terug. De investering bracht dat geld absoluut
niet op. Dus dat geld was er niet, maar de
bewoners van het verblijf kon je ook niet meer
aan de straat zetten. Een irreversibele
investering met verliezen tot in lengte van
dagen. Was een TCO-berekening gemaakt, was dit
nooit gebeurd, schat ik zo in.

Bij ICT zie je iets soortgelijks. De
aanschafkosten zijn maar het begin:
onderhoudskosten, uitbreidingskosten,
operationele kosten, licentiekosten, en meer
kostensoorten overstijgen de aanschafkosten vaak
verre. Een vuistregel zegt dat 50 tot 80 procent
van de TCO van maatwerksoftware in de
onderhoudssfeer zit. Een goede zaak dus om
besluitvormers in de IT zich ervan bewust te
maken dat men verder moest kijken dan alleen
aanschafkosten, dus naar TCO.

Maar daar is de IT-wereld teveel in
doorgeschoten. We moeten namelijk naar de gehele
business case kijken. De kosten zijn daar een
wezenlijk onderdeel van, maar een
vanzelfsprekende kostenminimalisatiestratgie
niet. Als je meer ijzererts inkoopt, kun je meer
hoogwaardig staal verkopen. In de momenteel sterk
aantrekkende staalmarkt is het nu goed om meer
kosten te maken, omdat er dito inkomsten
tegenover staan.  Precies zo kun je
IT-investeringen bekijken. Denken vanuit het
waardecreatieperspectief heeft sterk de voorkeur
boven een cost-leadershipstrategie waarin kosten
almaar omlaag moeten. Dat is als zeggen dat je
minder ijzererts moet inkopen om meer staal te
verkopen.  Maar dan moet je wel iets van de
omgeving, de markt, oftewel het business domein
weten.

En daar beginnen de problemen. IT-ers zijn vaak
niet gewend te denken in termen van toegevoegde
waarde voor de klant. Sinds eind jaren tachtig is
TCO er zo ingestampt dat het mantra van kosten
drukken tot modus vivendi is verworden. En de
toegevoegde waarde aan de business overlaten is
ook geen recept voor succes. Immers, de
ongebreidelde groei van de bestaande IT-portfolio
is mede naar hun evenbeeld geschapen. De business
heeft idee op idee gestapeld, en dat heeft tot
eenzelfde stapeling van IT geleid. Zonder een
investeringspet op heeft de IT het uiteraard ook
laten gebeuren.

Ondanks deze problemen moeten we wel iets. Mijn
voorstel is dan ook om IT als investering te
beschouwen, en daar investeringstechnieken op los
te laten. Niet blindelings een economieboek
openslaan en je rijk rekenen aan optietheorie of
transactiekosteneconomie, maar basale kosten- en
batenanalyses, activity-based costing, en zo
meer. Op die manier krijg je met redelijk simpele
middelen zoals cash-flowanalyses en de daarbij
behorende kosten-, realisatie- en
bedrijfsscenario's al snel inzicht in de
haalbaarheid, wenselijkheid, en realiteit van
IT-investeringen.  Uiteraard moet je dat soort
methoden en technieken niet toepassen op een
enkele investering in isolatie, maar in de
context van andere investeringen - met name die
in bestaande legacy assets.

Daar zitten voor iedereen voordelen aan: IT kan
dan expliciet krijgen dat investeren in de
kwaliteit van bestaande systemen een positief
effect heeft omdat nieuwe IT-investeringen
mogelijk worden, gemakkelijker worden, sneller
kunnen, minder kosten etc. De business kan zien
dat aan verwachte cash-flows of betere
dienstverlening wel een prijskaartje hangt.
Aanpassingen van de voorstellen in de 80/20-sfeer
kunnen door zulke analyses gevoed worden, zodat
met realistischer scenario's een groter verschil
tussen de kosten en baten te bewerkstelligen is.
En de gebruikers/klanten die de IT-investering
ten nutte zijn, kunnen dan rekenen op een goede
prijs/prestatieverhouding voor de
dienstverlening.

Tenslotte is de aandeelhouder/belastingbetaler
geholpen omdat via risico-analyses helder wordt
of de risico's die gepaard gaan met de
investering plus de verwachte waarde met elkaar
in overeenstemming zijn.  Als een discretionaire
IT-investering minder opbrengt dan het geld op de
bank zetten kun je dat nu meteen zien, en
maatregelen treffen voordat je een hele
dierentuin aan problemen in portfeuille blijkt te
hebben. IT als investering dus, maar dan ook
echt.

Meer weten over de wondere wereld van ICT 
in Jip en Janneke taal? Ga dan naar de
knipselkrant van Chris Verhoef

Prof. dr Chris Verhoef is hoogleraar informatica 
aan de Vrije Universiteit in Amsterdam.  Hij
schrijft regelmatig een column in AG II.  Hij is
te bereiken via email:  x@cs.vu.nl.  Deze tekst is 
copyright SDU.  Niets van deze uitgave mag zonder
schriftelijke toestemming van de uitgever worden
overgenomen of worden gepubliceerd.