Past performance

Een groot probleem bij aanbestedingen is dat men
uiteindelijk in zee gaat met leveranciers die een
prachtig verhaal vertellen, een mooie prijs
bieden, en het toch niet waar maken.  Het
vaststellen van de kwaliteit van de verschillende
partijen is namelijk een serieus probleem bij dit
soort processen.  Je ziet wel pogingen:
invullijstjes waarin van alles wordt gevraagd.
Ben je ISO-dit of dat?  Gebruik je RUP en UML?
Heb je een R&D club, doe je aan continuous
learning, is er een kenniscentrum?  Ja.  OK,
afgevinkt.  Iedereen die voldoet, door naar de
volgende ronde: concurreren op prijs.

Begrijp me niet verkeerd: dat zijn aardige
aanzetten tot kwaliteitsonderzoek.  Maar het is
niet genoeg.  In de volgende ronde bied je
namelijk gewoon een prijs, want dan komt de derde
ronde nog.  Anoniem krijg je alle biedingen te
zien en degene die het meeste belang bij het
project heeft biedt gewoon lager.  Dat belang
hoeft niet dat van de klant te wezen: we moeten
nog jonkies opleiden on-the-job, we hebben veel
bankzitters, etc.  Kortom dit beleid remt
innovatie, en vraagt om problemen.

Wat moet je nu doen om kwaliteit werkelijk te
betrekken in een prijs/prestatie verhaal?  Dat is
als je er over nadenkt eigenlijk niet zo heel
moeilijk.  Stel, je kent een bedrijf dat geen
falende IT-projecten kent.  Dan kun je blind je
geld wegbrengen, omdat je weet dat je niet in de
steek gelaten zult worden.  Het kost wat, maar
dan heb je ook wat.  Maar als een bedrijf soms
wel en soms niet een IT-project aflevert, dan
wordt het een ander verhaal.  Want hoe hoog is
die kans?

Dit kun je vrij scherp krijgen.  Maar
dan moet zowel de klant als de leverancier wel
even wat huiswerk doen.  De klant moet zich
bedenken wat redelijke kosten zijn voor het aan
te besteden project: een kostenschatting op basis
van een reeel plan.  Verder moet men een
indicatie hebben van de verwachte inkomsten.  Op
die manier kun je de toegevoegde waarde
berekenen.  Dat komt vaak neer op de Netto
Contante Waarde (NCW), een standaard economische
indicator voor gewin.  Is die indicator gunstig,
dan kunnen we verder.  In plaats van de eigen
kosten kunnen nu de kosten per leverancier
gebruikt worden om een aantal NCWs te berekenen.
Goedkopere leveranciers hebben een hoger gewin
want lagere kosten.

We weten dat IT-projecten kunnen falen, dus de
vraagkant moet zich realiseren wat dat kost.
Conservatief zijn dat de volledige
ontwikkelkosten.  Wat je tevens nodig hebt, is de
faalkarakteristiek van de leverancier.  Daar kun
je in een tender om vragen, en die faalkans moet
per externe accountant auditbaar zijn.  Je krijgt
dan inzicht in de past performance van de
leverancier.  Hoe beter men de zaak op orde
heeft, hoe fijnmaziger de faalkans eruit kan
zien.  Die kan bijvoorbeeld afhangen van grootte,
complexiteit, type, CMM level, budget,
doorlooptijd, en meer.  Op die manier kom je dan
tot een zeer betrouwbare faalkans voor jouw
specifieke situatie.

Leveranciers die tegensputteren wegens te grote
diversiteit of onvergelijkbare gevallen geven nu
meteen inzicht: zaken niet voor mekaar, of nog
nooit zoiets gedaan.  Als men geen faal-verhaal
kan opleveren dan vallen we terug op deze
aanpak:  hoeveel projecten heb je de afgelopen
tien jaar uitgevoerd, en hoe vaak is dat op tijd,
binnen budget, en het gewenste resultaat?  Dat
geeft je een percentage.

Wat doe je daar nu mee?  Simpel.  Je berekent
voor elke leverancier wat de verwachte
opbrengsten zullen zijn, en die rangschik je op
hoogte.  Die winnaar maakt jou een
winnaar: de grootste kans op een succesvol
project tegen de beste prijs.  Even een fictief
voorbeeld om de gedachte te bepalen.  Stel je
hebt 2 leveranciers: A heeft een faalkans van
20%, en B een faalkans van 5%.  Leverancier A
vraagt 40000 Euro, en B maar liefst 60000 Euro.
De kosten bij A zijn lager, dus je Netto Contante
Waarde zal hoger zijn, zeg 100000 Euro.  De
kosten bij B zijn hoger dus de NCW lager, zeg
90000 Euro.

De verwachte opbrengt is de kans op falen maal
het verlies plus de kans op slagen maal het
gewin.  Die van leverancier A is dan 20% van
40000 verlies plus 80% van 100000 maakt 72000
Euro.  Bij leverancier B is het 5% van 60000
verlies plus 95% van 90000 wat veel hoger op
82500 Euro uitkomt.  Een verschil in verwachte
opbrengst dus van 10500 Euro.

Het te verwachten resultaat bij de duurdere
leverancier is dus hoger dan dat van de
leverancier die veel goedkoper is, bovendien is
het risico op falen lager omdat de duurdere
leverancier een veel betere past performance
heeft.  Door falen mee te nemen in het
prijskaartje ga je met leverancier B in zee, wat
anders uitvalt bij aanbestedingen die eerst
kwaliteit zeven, en dan op prijs concurreren.  Op
deze manier kun je in de prijs de prestatie
zuiver in kaart brengen omdat die integraal is
gebaseerd op past performance.  Tevens stimuleer
je innovatie en voorkom je problemen.

X

Meer weten over de wondere wereld van ICT
in Jip en Janneke taal? Ga dan naar de
knipselkrant van Chris Verhoef

Prof. dr Chris Verhoef is hoogleraar informatica
aan de Vrije Universiteit in Amsterdam.  Hij
schrijft regelmatig een column in AG II.  Hij is
te bereiken via email:  x@cs.vu.nl.  Deze tekst is
copyright SDU.  Niets van deze uitgave mag zonder
schriftelijke toestemming van de uitgever worden
overgenomen of worden gepubliceerd.