Creep moet je niet bestrijden, maar managen

Budgetoverschrijding en te late oplevering bij
softwareontwikkelprojecten zijn goed te
voorkomen, door je niet op voorhand en in detail
vast te leggen op de requirements.  Dat zeggen
voorstanders van de nieuwe IT-projectaanpak
NorthernScope.  De Brits/Malthese nearshore
IT-dienstverlener Crimsonwing neemt de
Nederlandse Microsoft Dynamics-partner Promentun
over.

'Scope creep', het veranderen van specificaties
terwijl het project al in uitvoering is, geldt
sinds jaar en dag als oorzaak nummer een van
ellende bij IT-projecten.  En wat erger is: het
blijkt in de praktijk vrijwel onmogelijk scope
creep te voorkomen.  Budgetoverschrijding, te
late oplevering en kapitaalvernietiging lijken
daarmee zo langzamerhand 'business as usual' in
softwareontwikkelprojecten.

Het begin dit jaar gestartte adviesbureau
BlinkLane komt echter met een opmerkelijk
antwoord op de creepproblematiek: ga er niet
tegenin, maar accepteer het verschijnsel, manage
het en maak het productief.

Het klinkt een beetje als Oosterse vechtsport, al
het komt niet uit China maar uit Australie.  Daar
werd het, in de staat Victoria, ontwikkeld onder
de naam SouthernScope.  De Finse
functiepuntanalyseclub Fisma pikte het op en gaf
er onder de naam NorthernScope een Europese draai
aan.

De Australische en Finse voorstanders van de
methodiek schermen met indrukwekkende
resultaten.  SouthernScope-projecten in de staat
Victoria werden afgerond met gemiddeld tien
procent kostenoverschrijding, terwijl
vergelijkbare projecten op de gebruikelijke
'fixed price/fixed date'-basis gemiddeld tachtig
procent boven de begroting uitkwamen.  De Finse
ervaringen zijn nog iets positiever: de helft van
de projecten wordt afgerond tegen kosten die niet
meer dan drie procent van de begroting afwijken.

Een belangrijk kenmerk van NorthernScope is dat
een zekere souplesse in de omgang met
veranderende inzichten in de gewenste
functionaliteit bewust wordt gefaciliteerd.
Aanbesteding vindt plaats op basis van een
globale omschrijving van het gewenste product en
een prijsopgave in termen van kosten per
functiepunt [een functiepunt is een maat voor de
hoeveelheid functionaliteit van een applicatie,
vergelijkbaar met een kubieke meter in de bouw].
Daarnaast wordt aan de projectbezetting een extra
rol toegevoegd in de persoon van een
scopemanager, die de detaillering en
voortschrijdende bijstelling van de projectscope
in goede banen leidt.

Discrepanties

Een soepeler omgang met de systeemspecificaties
heeft als onmiddellijk voordeel dat de
requirementsfase en de aanbesteding sneller en
goedkoper uitpakken dan gebruikelijk.  Deze fasen
zijn als regel, al voor dat er ook maar een
regel code is geprogrammeerd, al goed voor zo'n
procent of veertig van de totale projectkosten.
Besparing hierop alleen al is dus al snel
interessant, maar de echte verdiensten van
NorthernScope komen in de loop van de zogeheten
deliveryfase, waarbij het feitelijke programmeren
plaatsvindt.

Het achterwege blijven van rigide requirements en
'fixed price/fixed date'-afspraken maakt tijdens
de deliveryfase een cyclische afstemming tussen
opdrachtgever en ontwikkelaars nodig: de
opdrachtgever kijkt doorlopend mee met de
programmeurs en de programmeurs denken doorlopend
mee met de opdrachtgever.  Daardoor worden
discrepanties tussen de feitelijke ontwikkeling
en de verwachtingen bij de gebruikers sneller
gesignaleerd en in overleg met de scopemanager
ondervangen.  Deze cycliciteit in de
systeemontwikkeling voorkomt het in fixed price
gebruikelijke ritueel van eerst iets maken wat
'het niet is', om het vervolgens weg te gooien,
of erger nog, aan te passen (wat dikwijls
verleidelijk is maar in feite de kans op fouten
en inefficinties verder vergroot).

Houding

Volgens Ralph Hofman introduceert het over de
over de looptijd van het project 'uitsmeren van
het specificatieproces' een mechanisme dat zowel
de leverancier als de opdrachtgever scherp houdt:
"Gewoonlijk wordt bij afsluiting van de
requirementsfase de inbreng van de opdrachtgever
opgeschort tot het moment van de acceptatietest.
Dat is enorm riskant.  Bij NorthernScope is er
ook in de deliveryfase voortdurend uitwisseling
tussen partijen, waardoor er minder misgaat en de
relatie tussen opdrachtgever en leverancier ook
beter blijft.  Bij 'fixed price/fixed
date'-projecten zie je vaak irritaties ontstaan,
waarbij de leverancier een houding aanneemt van
'wij maken wat er wordt gevraagd, ook hebben we
er sterk onze vraagtekens bij'."

Hofman is partner bij het begin dit jaar gestarte
IT-advies bedrijf BlinkLane, dat zich richt op
het optimaliseren van de waardeketen rond IT,
oftewel het olie"n van de samenwerking tussen
afdelingen die IT-wensen hebben en de mensen die
die wensen zouden moeten vervullen.  Op dit
moment is BlinkLane waarschijnlijk nog het enige
bedrijf buiten Finland dat op enige
NorthernScope-kennis van praktische betekenis kan
bogen.  Maar het is niet van plan zichzelf erg
lang te verwennen met dit monopolie.  In november
verzorgt het bedrijf een eerste opleiding
voor een groep van twaalf scopemanagers,
afkomstig van andere adviesbedrijven,
opdrachtorganisaties en enkele IT-bedrijven die
kennelijk graag van de hoed en de rand weten.  De
cursus mondt uit in een door de European
Certification Association bekrachtigd diploma.

Second opinions

Jolijn Onvlee zit in het bestuur van de
Nederlandse softwaremetriekenorganisatie Nesma:
"Te vaak nemen accountmanagers aan dat een prijs
per functiepunt op zich een afdoende basis vormt
voor een succesvolle samenwerking met een klant.
NorthernScope laat zien wat er nog meer bij komt
kijken".

Als directeur van de software factory van Ordina
heeft Anton Greve veel te maken met zowel 'fixed
price/fixed date'-projecten als met levering op
basis van prijs per functiepunt: "Elke
methode/aanpak is zo goed als de mensen die hem
toepassen.  Alles staat of valt met de
beschikbaarheid van key-users.  In de meeste
grotere organisaties zijn er 'muren' tussen de
verschillende belangengroepen die betrokken zijn
bij het ontwikkelen van een informatiesysteem."

Chris Verhoef houdt zich als hoogleraar
Informatica aan de Vrije Universiteit onder meer
bezig met IT-projectmanagement en metrieken:  "Je
ontkomt vaak niet aan requirements creep, maar
zolang je in de range van gezonde volatiliteit
zit en daarop bent ingericht, kun je er toch mee
uit de voeten.  Wat je typisch moet doen, is de
volatiele delen in kleine stukjes opleveren,
zodat maandelijkse groei van zeg vijf procent,
wat normaliter een faalfactor is, toch tot
succesvolle projecten leidt."

Door: Rolf Zaal Verschenen in Automatisering Gids
nr.  38, 2007

Meer weten over de wondere wereld van ICT 
in Jip en Janneke taal? Ga dan naar de
knipselkrant van Chris Verhoef

Deze tekst is copyright SDU.  Niets van deze
uitgave mag zonder schriftelijke toestemming van
de uitgever worden overgenomen of worden
gepubliceerd.