IT-hoogleraar rekent af met TCO -- Chris Verhoef bedenkt methodiek voor financiele onderbouwing IT

PDF Versie

Total cost of ownership (TCO) is overdreven. Dat
stelt Chris Verhoef, IT-hoogleraar aan de Vrije
Universiteit Amsterdam. Hij publiceerde recent een
methodiek voor het financieel onderbouwen van
IT-projecten.  "De TCO is een belangrijke indicator,
maar niet het cruciale cijfer."

"Ik zie het als mijn werk om IT te vertalen in gewoon
geld." VU-hoogleraar Chris Verhoef is daar blijkbaar
goed in. Zijn wetenschappelijke artikel Quantifying
the value of IT-investments, dat in 2004 verscheen
in het tijdschrift Science of Computer Programming,
staat al enige tijd op de lijst van meest gedownloade
publicaties. "Het is gewoon onontgonnen gebied",
verklaart hij de academische belangstelling. Nee,
het verbaast hem niet. Zoveel wetenschappers krijgen
de kans niet dit onderwerp in kaart te brengen. "Je
moet toegang hebben tot gegevens van grote bedrijven.
Niet veel academici hebben dat. Of genieten dat
vertrouwen."

Verhoef kreeg die kans wel. Hij was vele jaren
wetenschappelijk adviseur van de Deutsche Bank en
werd in het afgelopen decennium herhaaldelijk
geraadpleegd door veel andere bedrijven en instellingen.
Al die organisaties vragen zich af wat ze aan hun
IT hebben. "Nou, en dan zit je daar een weekend op
te knobbelen", beschrijft hij het advieswerk. De
banken willen ook weten hoe ze grip kunnen houden
op alle techniek. Verhoef: "Ze zien het net zoals
ze een aandelenportefeuille zien. Is de verdeling
zo goed? Wat moet erin? Wat kan eruit?"

Optimistisch

Voor iedere investering van formaat moet er een goed
gefundeerde businesscase komen, aldus Verhoef. Dat
geldt voor wagenpark, fabriek, uitbreiding met
honderd man personeel en een nieuw kantoor. "Maar
traditioneel gebeurt dat niet voor IT."

Dat komt volgens hem omdat jaren terug het zakelijk
gewin van de automatisering zo vanzelfsprekend was.
"Je verving namelijk driehonderd typistes met een
mainframe." Hij noemt dat het oplossen van
hoogroutinematige en weinig problematische zaken.
Inmiddels zijn de meeste processen geautomatiseerd.
Dat maakt de berekening van het rendement van de
volgende IT-stap meestal lastiger. Wat gaat een bank
doen om zijn klanten te bedienen? Is hij beter af
met een bus die het land rondrijdt om zo dichtbij
de oudere gebruikers te komen, of is het zinniger
over te schakelen op internetbankieren? "Je kan de
euro maar een keer uitgeven."

Gewoonlijk berekent een econoom de waarde van
investeringen door kosten af te trekken van de
opbrengsten. Daarbij houdt hij rekening met de waarde
van tijd, en scherpt hij het model aan met nog wat
risico-inschattingen. Het helpt besluiten om al dan
niet te investeren. Dus alleen op TCO mikken is dan
zinloos.

IT-investeringen zijn een moeilijk geval, weet
Verhoef. Dan wordt er gerekend met een inschatting
van de waarde ervan. Venture capitalists rekenden
zich rijk door te voorspellen dat internetbedrijven
wel eens heel veel waard konden worden. Sommige van
die bedrijven zouden echter nooit winst maken met
IT, maar bezaten toch een aandeelhouderswaarde die
hoger was dan de complete Duitse automobielindustrie,
beschrijft Verhoef. "Dan weet je toch dat dat niet
waar kan zijn?"

Om te laten zien dat voor het inschatten van de
waarde van IT of een IT-bedrijf lastige berekeningen
nodig zijn, wijst Verhoef op de beursgang van
Netscape. Een deel van de betrokken economen achtte
na hun berekeningen het aandeel 14 dollar waard.
"Gebakken lucht? Of klopte het?" Met een andere
theorie werd de optiewaarde door de belangrijkste
ondersteuners van Netscape ingeschat op 28 dollar.
Dat bleek op de dag van de beursgang dichter bij de
realiteit te zitten. (Vier maanden later was het
aandeel bijna vijf keer zoveel waard.) "Met andere
woorden, hier was een optiewaardering op haar plaats."

Verhoef: "Feit is, IT-investeringen zijn onmogelijk
allemaal zo ingewikkeld als de beursgang van Netscape.
Die moeten met een traditionele economische berekening
ingeschat kunnen worden."

Nachtmerrie

De investeringen in IT namen de afgelopen decennia
substantieel toe, schrijft Verhoef in zijn artikel.
Hij constateerde dat bij de Nederlandse banken zo'n
22 procent van de operationele kosten toe te schrijven
is aan IT. Sterker nog, IT werd de belangrijkste
productiefactor in de financiele industrie, en in
andere sectoren gebeurde iets vergelijkbaars.

Gezien de sterke groei (in double-digits) van de
IT-budgetten, is het de hoogste tijd voor een afdoend
beheer van IT-investeringen.  Verhoef schrijft:
"Echter, er zijn geen gegevens, geen kans op snelle
duurzame verbeteringen, en dat maakt het een heftige
bestuurlijke nachtmerrie juist wanneer het nodig is
greep te krijgen op de grootste productiefactor van
het bedrijf."

Historische datasets

Het blijkt al uit de populariteit van zijn werk;
Verhoef is niet de enige academicus die wil weten
wat de toegevoegde waarde is van IT. Ook de
belangstelling vanuit het bedrijfsleven ontgaat hem
niet: hij volgt behalve de cijfers van Elsevier het
aantal hits op zijn eigen website.

Er zijn vele studies gedaan naar de economie van
IT. Toch is het lastig om een goed literatuurvoorbeeld
te vinden, schrijft de hoogleraar. Er zijn niet
zoveel kwantitatieve manieren beschreven om
IT-investeringen te wegen op basis van wiskundige
modellen en gebaseerd op historische datasets uit
verschillende sectoren. Er is bijvoorbeeld het werk
van het General Accounting Office (GAO), onderdeel
van de Amerikaanse overheid. Verhoef: "Hun IT
investment Maturity Model (ITIM) is complementair.
Wij duiken in de diepere details van het beheer van
IT-investeringen, zij beschrijven hoe je dat inpast
in een organisatie."

In zijn artikel noemt Verhoef uiteraard nog meer
onderzoeken die raken aan het onderwerp. "Iedere
CIO moet op zijn minst de standaard performance
metrices kennen uit het e-book van Pisello en
Strassmann IT-value Chain Management." Desondanks
noemt hij het onderwerp prematuur en nauwelijks
ontgonnen. De hoogleraar zal daarom in samenwerking
met IEEE een conferentie organiseren over het
onderwerp.

Software

Verhoef maakt vooraan in zijn document een belangrijke
beperking. Hij berekent de IT-investeringswaarde
alleen van op maat gemaakte software en niet voor
hardware, netwerken of pakketsoftware. Hij past wel
methodieken en formules toe uit zijn andere studies,
onder meer over de kosten en baten van outsourcing.

Waarom alleen software? Een bedrijf moet toch kunnen
uitrekenen wat een programmeertaal als Cobol, Java
of C# onderaan de streep oplevert? Verhoef: "Het
is tijd dat we daarnaar kijken."

Met al zijn gereken aan ontwikkelkosten, risico's,
operationele kosten en levensduur probeert de
hoogleraar softwaresystemen in kaders te krijgen.

Twee bekende programmeerrisico's krijgen speciale
aandacht:  de ongebreidelde groei van eisen
(requirements creep) en de compressie van tijd (time
compression). De twee gevaren liggen bij alle
softwareontwikkelprojecten op de loer. Ze maken het
inschatten van kosten erg moeilijk, schrijft Verhoef.

De eerste is iedere projectmanager bekend. Is het
technisch ontwerp van de software af, worden alsnog
nieuwe eisen toegevoegd. Het komt zo vaak voor in
onze industrie dat er standaardlijstjes zijn, waaraan
je de eisengroei kan aflezen per industrie per maand.
Het andere verschijnsel, time compression, definieert
Verhoef als proberen meer werk te verzetten dan je
gewoonlijk zou doen in de geplande hoeveelheid tijd.

Verhoef stelt voor de kosten die veroorzaakt worden
door requirements creep en time compression te
schatten middels vier scenario's, waarin de manco's
geen van tweeen op treden, of slechts een van de
twee of juist allebei. Het zijn eigenlijk
veranderscenario's, verduidelijkt Verhoef. "Je
wilt weten wat de impact is, wanneer je tijdens de
ontwikkeling iets aanpast. Misschien maakt een
verandering het indertijd zo scherp geprijsde systeem
wel peperduur. Had dan maar een betere aanbieder
gekozen."

De hoogleraar maakt vervolgens korte metten met een
term waar IT-bedrijven om de haverklap mee pronken.
"Onze kwantitatieve analyse toont aan: Speed-to-market
loont niet, tenminste niet automatisch. De voordelen
zijn er weliswaar sneller, maar de extra kosten en
additionele risico's maken die investering echter
een van de minst waardevolle. Echter, is verlies
van marktaandeel het gevaar, dan zijn de kosten
wellicht te verdedigen."

"Het leuke van al onze schema's is dat een bedrijf
nu een strategie kan kiezen. Als een lagere waarde
compenseert voor verlies aan marktaandeel, dan moet
het risico van time compression meegewogen worden.
Anderzijds denken wij dat het slimmer is om wat
langer over ontwikkeling te doen, en sneller te
worden wat betreft waarde."

TCO

Verhoef plaatst halverwege zijn artikel een interessante
opmerking. De tegenwoordige aandacht in de IT voor
total cost of ownership is volgens hem overdreven.
"Het wordt gezien als een belangrijke indicator,
maar TCO is niet het cruciale cijfer."

Volgens Verhoef gaat het er juist om de TCO af te
wegen tegen wat het project oplevert. Gegeven de
totale kosten en de opbrengsten, scheppen we nu meer
voordelen dan we kosten maken? "Vergelijk het maar
met de TCO van een huis. De bouwkosten en de kosten
voor het erin leven zijn te berekenen. Waar het echt
om gaat, is hoeveel geld je kan uitgeven om er in
te wonen, gezien je huidige en toekomstige inkomen.
Deze maandelijkse lasten, dat is wat telt."

Het artikel is al enige tijd af. Het verscheen op
het net op 12 oktober 2004. Verhoef publiceerde het
daarna behalve bij Elsevier ook op zijn eigen website.
Is nu ook het probleem opgelost? Het begin is er,
concludeert Verhoef in zijn paper. "We hebben laten
zien hoe je financiele technieken kunt gebruiken
om de waarde te bepalen van IT-investeringen."

[Kader Klanttevredenheid]

VU-hoogleraar Chris Verhoef verricht voor verschillende
banken onderzoek naar het nut van IT-investeringen.
De financiele instellingen geven veel geld aan IT
uit. Verhoef: "En vijf jaar later, dan geven ze er
twee keer zoveel geld aan uit." Kosten van IT,
onroerend goed en personeel vormen de hoofdmoot bij
de operationele kosten. Als een bedrijf kantoren
sluit, moet er meer gebeuren met IT. De kosten
blijven hoog, maar er zijn wellicht schaalvoordelen.
Zijn de voornaamste klanten ouder dan 55 jaar, met
veel geld en geen zin in IT, dan moet je overwegen
om die klant via een persoonlijke benadering te
werven.

[Kader Eindeloze IT-projecten]

IT-projecten worden doorgaans in waarde overschat.
Dat stelt IT-hoogleraar Chris Verhoef in zijn
wetenschappelijke artikel Quantifying the Value of
IT-investmentsi.

IT kan een bedrijf maken of breken. Juist daarom is
het voor bijvoorbeeld investeerders van belang te
weten wat de kosten en baten zijn van majeure
automatiseringsprojecten. Verhoef laat in het artikel
onder meer zien hoe kapitaalrisico's te bepalen
zijn. Dat wil zeggen, nauwkeuriger dan tot nog toe.
"Een CFO kan je precies vertellen wat de gemiddelde
kosten zijn van kapitaal. Voor het waarderen van
investeringen is het namelijk een onmisbaar cijfer."

De berekening van de waarde van IT-projecten is
echter voor geldschieters en aandeelhouders net zo
belangrijk. Van IT-projecten mislukt zo'n 30 procent.
De helft wordt twee keer zo duur als gepland. De
helft kost twee keer zoveel tijd en de helft levert
maar half zoveel op als bedoeld. Slechts 20 procent
van de projecten is op tijd, binnen budget en met
de gewenste functionaliteit. "In absolute cijfers,
zo schatte men in 1995, kostten mislukte projecten
de Verenigde Staten 81 miljard dollar. Te laat
opgeleverde projecten kostten 59 miljard dollar."
Verhoef: "De meest recente cijfers stellen dat er
per jaar wereldwijd 290 miljard dollar uitgegeven
wordt aan falende IT."

Gijs Hillenius

Meer weten over de wondere wereld van ICT 
in Jip en Janneke taal? Ga dan naar de
knipselkrant van Chris Verhoef