Chris Verhoef: tijd rijp voor IT-portfoliomanagement

PDF Versie

De Sarbanes Oxley Act verlangt van bedrijven dat
hun verslaggeving compleet, correct en traceerbaar
is. Ook als het gaat om IT-investeringen.  Dit kan,
door een portfolio-benadering te hanteren bij
IT-investeringen, betoogt Chris Verhoef, hoogleraar
Informatica aan de Vrije Universiteit te Amsterdam.

1. In hoeverre zijn bedrijven met hun automatiseringssystemen
klaar voor de code-Tabaksblat en de Sarbanes Oxley
Act?

Sarbanes Oxley heeft meer te maken met automatisering
dan Tabaksblat.  Sarbanes Oxley is in het leven
geroepen om de aandeelhouders te beschermen.  Hiertoe
dient de financiele verslaggeving aan drie eisen te
voldoen: ze moet compleet, correct en traceerbaar
zijn.  Omwille van de traceerbaarheid, zullen veel
bedrijven hun rapportagesystemen wellicht moeten
aanpassen. Sarbanes Oxley vereist dit weliswaar niet
expliciet, maar het zal er wel op neer komen dat
veel bedrijven hun systemen 'Sarbanes Oxley-bestendig'
zullen moeten maken. Dat gaat ze geld kosten, zo
simpel is het.

In hoeverre bedrijven op dit moment bereid zijn om
dat geld te betalen, valt moeilijk te zeggen. In
het algemeen nemen bedrijven in dit soort situaties
een afwachtende houding aan, zolang een duidelijke
'business case' en 'business drive' ontbreken. Je
zag dat ook bij het millenniumprobleem en bij de
euro-conversie. De grote bedrijven komen dan meestal
als eerste over de brug, de rest volgt daarna. En
dan meestal allemaal tegelijk, met als gevolg dat
de prijs wordt opgedreven. Ik verwacht dat veel
bedrijven zullen wachten tot het laatste moment. En
het is ook afwachten op rechtszaken, de jurisprudentie---dan
weten we hoe heet de soep gegeten wordt.

Veel moeilijker wordt het om te voldoen aan de eis
van Sarbanes Oxley dat verslaggeving ook compleet
en correct moet zijn. Bedrijven moeten dan namelijk
verantwoorden waarom ze bepaalde investeringsbeslissingen
hebben genomen. Blijven ze in gebreke, dan heeft de
investeerder nu een wet waarmee een aanklacht kan
worden ingediend.

En dan kan een en ander door de rechter getoetst
worden. Dit heeft enorme gevolgen voor het
investeringsbeleid van bedrijven. Ook---nee,
juist---voor IT-investeringen; IT is immers zo
langzamerhand de belangrijkste productiefactor. Het
komt nogal eens voor dat die IT-investeringen verkeerd
uitpakken, soms zelfs zo dat een bedrijf failliet
gaat---zo is in Nederland Iduna, een dochter van
textielconcern Van Heek Tweka door een nieuw
automatiseringssysteem ten onder gegaan. De aandelen
van Van Heek Tweka daalden sterk in koers toen dit
nieuws naar buiten kwam. En als eerder bekend was
geworden dat Iduna een nieuwe automatiseringssysteem
had gekocht, was de koers waarschijnlijk eerder
gedaald.

Uit onderzoek in de retail over de periode 1990-1997
blijkt in elk geval dat als een bedrijf een grote
IT-investering bekend maakt, de koers gemiddeld met
0,61% daalt. Met andere woorden: beleggers hebben
weinig vertrouwen in de toegevoegde waarde van IT.
Wellicht dat veel bedrijven liever niet aan de grote
klok hangen welke IT-investeringen ze verrichten,
maar ze moeten wel transparantie betrachten: Zijn
hun IT-investeringen wel verantwoord? Op welke
gronden zijn ze genomen? Het is uiteraard ook in
het voordeel van de bedrijven zelf om dit te weten:
je wilt als bedrijf tenslotte geen domme dingen
doen.

2. In hoeverre zijn de leveranciers klaar voor de
code-Tabaksblat en Sarbanes Oxley?

Daar maak ik me geen zorgen over; softwarebedrijven
en andere leveranciers springen wel in op de kansen
die veranderingen in wet- en regelgeving met zich
meebrengen. Ik ben eerder bezorgd dat bedrijven niet
kunnen voldoen aan de correctheid en de compleetheid
die Sarbanes Oxley verlangt, niet zozeer over de
traceerbaarheid. Je rapportagesysteem kan nog zo
goed zijn, daarmee ben je er als bedrijf nog lang
niet.

3. Wat zijn de belangrijkste problemen bij de
invoering?

Wil je voldoen aan Sarbanes Oxley, dan moet je je
investeringen goed kunnen verantwoorden. Om te
bepalen of een IT-investering verantwoord is, heb
je mensen nodig met een combinatie van competenties
op het gebied van informatica, economie en
bedrijfswiskunde. En dat is een combinatie die niet
algemeen is. Aan de VU is een studierichting BWI
(bedrijfswiskunde en informatica). Mensen die zo'n
opleiding gevolgd hebben zijn zeer in trek bij de
grote bedrijven als het gaat om nadenken over
IT-investeringen.

Er zijn op de wereld nog maar een handvol van deze
opleidingen. Terwijl de behoefte aan deze mensen
toe neemt. Grote bedrijven moeten ze zelf kweken en
het is steeds moeilijker om deze mensen te vinden
dan bijvoorbeeld economen die de CFO ondersteunen.
Hier komt bij dat het vakgebied jong is.  Er moet
nog veel onderzoek gedaan worden voordat we op
routinematige basis IT-investeringen kunnen
kwantificeren.

4. In hoeverre kunnen eerder gedane investeringen
in ERP-systemen en andere bedrijfsbrede software nu
vroegtijdig worden afgeschreven?

Eerder het tegendeel. Een automatiseringssysteem
is een belangrijke 'asset'.  En je moet volgens
Sarbanes Oxley kunnen aantonen dat je je assets goed
verzorgt---want als je dat niet doet, kan je worden
verweten dat je een investering in gevaar brengt.
De transparantie die Sarbanes Oxley met zich meebrengt,
zal ertoe leiden dat bedrijven hun automatiseringsystemen
zullen aanpassen op de veranderingen in wet- en
regelgeving, hetzij door hun op maat gemaakte systemen
op te waarderen, hetzij door nieuwe modules in te
passen.

Het moet wel heel gek lopen voordat een bedrijf een
compleet ERP-systeem in een keer volledig vervangt.
Want je moet dan in een keer een miljoeneninvestering
volledig afschrijven---'tailor made' IT-investeringen
zijn namelijk niet verhandelbaar, in tegenstelling
tot de meeste activa.  Alleen als het niet anders
kan, zou een bedrijf moeten kiezen voor deze
kapitaalvernietiging.

5. Valt er een schatting te maken van de gevolgen
voor de Total Costs of Ownership (TCO) door de nieuwe
wet- en regelgeving?

TCO is een raar begrip. Er is een simpele strategie
om de TCO omlaag te krijgen: gooi de IT het raam
uit, dan is TCO nul. Maar dat is net zoiets als
tegen Hoogovens zeggen dat je met minder ijzererts
meer staal moet produceren. We moeten in waarde
denken en niet in kosten. IT zit niet meer in de
kostenpostensfeer, maar in een andere 'asset class'.
Meer uitgeven aan IT kan de toegevoegde waarde nog
veel meer doen toenemen.

Opmerkelijk genoeg is er op dit moment geen verband
tussen de hoogte van de IT-investeringen en de
winstgevendheid van een bedrijf vaststelbaar.
Sommige IT-intensieve ondernemingen zijn zeer
winstgevend, maar je hebt ook bedrijven die weinig
uitgeven aan IT en toch heel winstgevend zijn en
omgekeerd slecht-renderende bedrijven die veel aan
IT uitgeven. Toch zullen bedrijven onder Sarbanes
Oxley in toenemende mate moeten kijken in hoeverre
IT bijdraagt tot hun winstgevendheid. Dat kan door
je IT-investeringen uit te drukken in
'cost, duration, risk, return, and financing'
en door te kijken naar de mogelijkheden
om met investeringen te schuiven om de totale
performance omhoog te krijgen. Kortom: door de
portfoliogedachte te hanteren bij IT-investeringen.
Dat is een van mijn onderzoeksonderwerpen.

6. Wat voor nieuwe trends verwacht u (verdere opkomst
van XBRL, bijvoorbeeld, of Web Services).

IT-portfoliomangement! Toenemende transparantie zal
er toe leiden dat bedrijven op een andere, betere
manier met hun investeringen zullen omgaan.  Namelijk
door de portfolio-benadering te hanteren bij
IT-investeringen. Zo kunnen ze beter verantwoorde
investeringen verrichten. En hun aandeelhouders
overtuigen dat hun IT-investeringen verantwoord
zijn.  Deze trend wordt in de hand gewerkt door
nieuwe wet- en regelgeving. In de Verenigde Staten
heb je de zogeheten Clinger-Cohen Act
uit 1996. Deze wet vereist van overheden dat ze een
portfolio-benadering hanteren bij hun IT-investeringen.

Ik verwacht dat deze wet ook naar Europa zal
overwaaien, om ertoe bij te dragen dat overheden
hun budgetten voor IT-investeringen verantwoord
besteden.  Ontluikende ontwikkelingen zoals de
opkomst van XML, XBRL en van webservices kunnen
wellicht versterkt doorzetten. Immers: ze kunnen
bijdragen tot de wettelijk vereiste transparantie.
In de VS zijn diverse overheden al verplicht om hun
IT-investeringen in XML-formaat te verantwoorden op
de site Itips (The Information Technology Investment
Portfolio System, http://www.itips.gov).

7. Welke gevolgen zullen de veranderingen in wet-
en regelgeving hebben voor de automatiseringssector?

De 'traceerbaarheid' die Sarbanes Oxley afdwingt
zal leiden tot een verhoogde vraag naar rapportagesystemen.
Bedrijven kunnen zich niet commercieel onderscheiden
met hun rapportagesysteem, dus zullen ze sterk op
prijs gaan kopen. Zoals dat gaat zullen leveranciers
hier wel in meegaan en zal er een standaard ontstaan,
zoals dat in de VS met Itips ook is gebeurd.

De eis dat bedrijven 'correct' en 'compleet' moeten
rapporteren over hun investeringen leidt tot een
verhoogde vraag naar mensen die kunnen schatten wat
complete en correcte IT-investeringen zijn. Zowel
bij bedrijven als bij de universiteiten en hogescholen
zal deze vraag zich laten voelen. Wat de universiteiten
betreft: ik geloof niet dat alle opleidingsinstituten
hierop zijn voorbereid...

8. Welke tips kunt u CFO's van (grote) Nederlandse
ondernemingen geven?

  • Om te voldoen aan de in 'Sarbanes Oxley vereiste traceerbaarheid van gegevens: koop voordelig in; zoek de 'low cost commodity'!
  • Om te voldoen aan de vereiste compleetheid en juistheid: schakel goed onderlegde mensen in, leid ze eventueel zelf op.
  • Wees transparant over (IT) investeringen. Beschouw dit niet alleen als een wettelijk afgedwongen plicht, maar ook als een manier om u te vergewissen van steun van uw aandeelhouders.
  • Jan Bletz Meer weten over de wondere wereld van ICT in Jip en Janneke taal? Ga dan naar de knipselkrant van Chris Verhoef