Meer aandacht voor beheerskosten software

De beheerskosten van software zijn hoog ten opzichte van
ontwikkelkosten. Als je over de totale levenscyclus van
een systeem kijkt, kunnen beheerskosten zomaar tachtig
procent van de total cost of ownership (tco) bedragen.
Dat is wel even iets anders dan de beheerskosten van uw
auto!

Meer aandacht voor dit voor software specifieke fenomeen
is nodig. Dit komt uiteindelijk ten goede aan het hele
bedrijf. Dat zegt Professor dr. Chris Verhoef, die
verbonden is aan de aan de Vrije Universiteit in Amsterdam.
Hij is tevens wetenschappelijk hoofdadviseur bij de
Deutsche Bank en betrokken het Software Engineering
Institute (SEI). Verhoef:  Software is geen kostenpost,
het is een productiefactor. Maar IT is in de ogen van
sommige directies vaak alleen maar een lastige kostenpost,
zegt Verhoef.  Men weet niet altijd waarom software zoveel
geld kost. Het is daarom voor ICT-management en cio's
van belang dat de software, of je het nu gaat ontwikkelen,
kopen, of verbeteren, grondig analyseert.  Liefst weet
je van tevoren wat je ermee gaat doen en wat het gaat
opbrengen.  Betrokkenheid op directieniveau over de te
besteden software-euro is van belang, aldus Verhoef.
Raden van Besturen nemen op het gebied van ICT soms
onverantwoordelijke beslissingen. Velen zien software
als een zwart gat, waarin veel geld verdwijnt. Het wordt
niet duidelijk waaraan al dat geld besteed wordt. Tussen
hen en de cio's (chief information officers) kan beter
worden samengewerkt, teneinde een goed en krachtig beleid
op te zetten met betrekking tot de kostenaspecten van
software.

Verhoef vindt dat het belang van goede software door
ICT-management beter uitgedragen zou kunnen worden. Een
mogelijk probleem is dat de cio of ICT-manager moeizaam
aan de top van het bedrijf integreert met de andere
directieleden.  De cio zit soms in de onderste laag van
de Raad van Bestuur (RvB). In plaats van een vertrouweling
van de RvB blijkt uit benchmarking data dat een cio
gemiddeld maar 2.5 jaar op zijn of haar post zit. Meest
gehoorde reden van vertrek:  ontslag door gefaalde
projecten. De RvB zelf zal er voor moeten zorgen dat er
een omslag plaatsvindt in het denken. De directie moet
gaan inzien dat software een cruciale productiefactor is
en geen interne kostenpost, zoals bijvoorbeeld kopieerpapier.
Deze productiefactor is verdeeld in mensen, geld en
techniek. Het moet duidelijk worden waarom ICT budgetten
groot zijn en wellicht zelfs moeten stijgen. Het opzetten
van corporate governance met interne software accountants
is daarbij aanbevolen. Een dergelijke groep monitored
het belang van software als productiefactor voor het hele
bedrijf.

Mislukkingen

Een goede voorbereiding en analyse zijn volgens Verhoef
noodzakelijk bij grote ICT-projecten, waarbij miljoenen
Euro s aan software-investeringen zijn gemoeid.  Mislukkingen
kosten routinematig miljoenen. Een recent voorbeeld is
het HBS (Hoger Beroep Strafrechtsysteem) van het Ministerie
van Justitie.  Hierbij werd 28 miljoen gulden voor niks
uitgegeven, nadat een migratieproject mislukte: tijdens
een eindtest werkte het gemigreerde systeem niet naar
behoren.  Alle grote ICT-projecten zijn in principe
verdacht en hebben een grote kans van falen. Daarom moet
met veel meer zorg naar zulke projecten gekeken worden
alvorens er (publiek) geld in te steken. Zo wordt financiele
schade mogelijk voorkomen.

Verhoef vermoedt dat de kwaliteit van software vergeleken
met andere hoogwaardige producten achterloopt.  Net als
andere belangrijke producten, zoals vliegtuigen, zou ook
software door gecertificeerde mensen ontwikkeld en beheerd
moeten worden.  Daarbij is er een rol weggelegd voor de
overheid, die richtlijnen kan geven. Hierdoor kunnen
kosten als gevolg van falende projecten sterk worden
verminderd. Een certificering met kwaliteitsnormen is
hierbij een optie. In de ICT zijn er namelijk tot nu te
weinig gecertificeerde mensen met een specifiek afgeronde
opleiding. Dat is een verschil met bijvoorbeeld de
gezondheidszorg. Daar wordt van personeel zondermeer
vereist dat ze gecertificeerd zijn en lijkt "professional
malpractice" (nalatigheid) op een controleerbaar en
acceptabel niveau. Dit is minder het geval in de
ICT-industrie.

Software Asset Management

Belangrijke software, die het voortbestaan van het bedrijf
garandeert, kan het best zelf beheerd worden, aldus
Verhoef.  Hiervoor moet volgens hem een beleid worden
opgezet onder de noemer Software Asset Management. Daarbij
moet onder andere een bedrijfsstrategie worden opgezet,
waarbij de software een strategisch hulpmiddel is.  Een
ander belangrijk aspect binnen Software Asset Management
is HRM (human resource management).  Dit houdt bijvoorbeeld
in dat alle werknemers binnen de ICT-afdeling naar behoren
worden beloond voor hun werkzaamheden. Zo niet, dan
bestaat de kans dat goed functionerende ITers weggekocht
worden.

Nadat de kwaliteit van software een hoger niveau heeft
bereikt moet er goed worden nagedacht wat er verder moet
gebeuren.  Het gaat er uiteindelijk om hoeveel omzet je
gaat maken met een ICT-systeem. Een bedrijf zou per
systeem moeten weten welke omzet het genereert. Je moet
verder kijken naar de risico's van het systeem.  Denk
ook na hoe lang je de software gaat gebruiken. Vraag je
af wat de uiterste houdbaarheidsdatum is.  Houdt rekening
met verassingen, zoals dat het geval was bij de introductie
van de Euro of het Millenniumprobleem.

Outsourcen

Een andere discussie is het outsourcen van software.
Maar daar moet je mee oppassen, zegt Verhoef.  Je kan
de outsourcer weliswaar verantwoordelijk maken voor je
software door middel van contracten en sla s (service
level agreement).  Maar bij een mislukking en een daarop
volgende rechtszaak kan kan een slecht opgesteld contract
verschillend worden uitgelegd. Ook is het vaak niet in
het belang van een bedrijf om stukken over falende software
openbaar te maken (wat in een rechtszaak moet).  Outsourcen
kan dus een dure of een pijnlijke aangelegenheid zijn.
Zo moet je de vraag stellen of de outsourcer inzicht
heeft in de businessregels van de opdrachtgever. Eigen
kennis en zelfontwikkelde software moet niet altijd worden
uitbesteed.

Soms is het beter dat het binnen het bedrijf blijft:
Never outsource your brains aldus Verhoef.  De trend
is echter dat sommige bedrijven zelf ontwikkelde software
verruilen voor pakketten van grote softwareleveranciers.
Maar ook deze software moet aangepast worden en dat is
vaak veel duurder, omdat de kennis om die aanpassingen
te maken zeldzaam is. Denk bijvoorbeeld aan 4GL-programmeurs.
Met zelf ontwikkelde software is dat minder het geval,
want je hebt dat helemaal zelf in de hand.  Outsourcing
is dus niet altijd zaligmakend en mag niet ten koste gaan
van de concurrentiepositie van het bedrijf, besluit
Verhoef:  Het is soms beter niet te outsourcen. Dit lost
de problemen natuurlijk niet vanzelf op:  je moet dan
zelf met die problemen aan de slag. Maar dat houdt je
creatief. En als je pas outsourced zodra de competitie
ook op de features springt die jij aanbiedt, kun je weer
tijd besteden aan nieuwe ideeen. Je hebt een kans om
voorop te blijven lopen.

Withold Kepinski

Meer weten over de wondere wereld van ICT 
in Jip en Janneke taal? Ga dan naar de
knipselkrant van Chris Verhoef